發布日期：2022-05-20 點擊率：25
寶康科技(股)公司葉俊明總經理 海洋大學電機工程研究所洪賢升教授
注：本篇為產學合作問卷調查分析報告，由寶康科技及海洋大學研究團隊共同發表。
一、需求訪談與問卷調查主旨
由于現代生活常常會發生文件管理上的疏失，而造成不必要的負擔，因此本問卷將針對臺灣不同單位機構的公文、文件及檔案管理方式做廣泛式的調查，從中尋求目前使用者處理文件時經常面臨的不便問題，以及針對這些問題改善管理的最佳途徑，依此強化RFID全方位文件管理系統研發方向之完整性，并且作為未來商品化之重要參考依據。
有鑒于臺灣因為文件管理不當而引發的社會問題頻傳，小則造成行政效率不佳，大則造成民眾生命財產損失，而目前市面上尚無針對此一問題提供完整的解決方案。本研發團隊應用無線射頻辨識(RFID)技術，開發臺灣首套RFID全方位文件管理系統，除可以同時讀取并識別大量堆疊的文件檔案，并以創新的UDN(Ubiquitous document Network)架構觀念，建構一個無所不在的文件管理網路。另外，系統特別搭配可以重復使用、環保且創新的夾具式電子標簽，開發兼具實體性、數位化的文件管理系統模式，讓使用者與管理者得以隨時掌握文件的行蹤與狀態，達到及時管理、適度監控的效率化管理目標。
本問卷調查設計的內容除了針對受訪者進行現有使用環境的了解之外，同時也針對個人主觀的需求以及導入RFID解決方案的看法，期盼透過這些有效資訊的搜集與執行步驟，充分了解臺灣文件科技化管理市場之整體商機輪廓。
二、主辦單位及調查單位
主辦單位：臺灣海洋大學及寶康科技股份有限公司
調查單位：“晶秘書－全方位文件管理工具研發計畫”工作團隊
三、問卷調查過程與方法
一、調查對象：
本問卷調查的對象大致區分為民間企業、國營企業、學術單位、醫療機構、政府機關(公、軍、警)、財團法人機構、事務所等各類族群。
二、資料調查期間與版本說明：
版本 問卷調查期間 問卷統計數量
v1.0 自2009年6月25日至7月31日 231份
v.1.1 自2009年6月25日至8月18日 259份
v.1.2 自2009年6月25日至8月27日 268份
三、調查方式：
為求慎重以及讓問卷填寫者快速了解本問卷之內容，大部分問卷由本計畫參與人員親自至各單位機構進行問卷訪談，少部分則透過電子郵件及傳真方式做調查。而為了避免一人填寫多份及重覆填寫之情況，故要求填寫者提供部份個人資料供佐證用，以提高問卷之可靠性與公正性。
四、調查樣本：
以當面訪談、電子郵件及傳真做問卷調查，發放約500份問卷，在扣除掉無效問卷后，至8月27日共計回收268份有效問卷，并以此樣本數進行各項分析。
五、資料處理及分析方法：
于問卷收集后使用Microsoft Excel軟體做資料統計，并產生分析圖表。依圖表顯示的結果做說明與分析。
四、問卷調查內容暨分析統計
一、受訪對象所屬的單位/公司類別
分析：上圖為統計本次問卷調查對象所屬的單位機構類別，包括民間企業、國營企業、學術單位、醫療機構、政府機關(公、軍、警)、財團法人機構、事務所…等單位。其中以民間企業為大宗，約占總比例之58.2%，其次為政府機關及學術單位。
二、單位/公司目前是否有導入電子化公文、文件、檔案管理系統
分析：由上圖可以得知有69%的單位機構，已經導入電子化的公文、文件、檔案管理的系統。
三、目前的公文、文件、檔案管理方式是否有不方便之處
分析：由上圖可以得知，約有4/5比例的受訪者對于單位機構里的公文、文件、檔案管理系統感覺到不便，因此可從中發現，多數現行的管理系統仍需改善或強化。
四、為了尋找一份公文、文件或檔案所花費的最長時間
分析：由上圖可以得知，即使已導入電子化管理系統，受訪者也常常會把寶貴的時間花費在找尋文件上。如果使用紙類文件就有可能會有找不到的情況，而耽誤工作的時間。
五、單位/公司目前是否有實體公文傳遞流程與簽核作業
分析：由上圖可以得知，仍有約84%的單位機構保有實體公文的傳遞流程及簽核作業。因此若要建置一套完整的公文、文件管理系統，除了整合電子化部份之外另需整合實體作業流程。
六、希望RFID電子標簽或管理系統里可以儲存哪些訊息以協助管理公文流程(可復選)
分析：由上圖可以得知，在訪問的問卷中，單位機構的受訪者對于本計畫的RFID電子標簽或管理系統所提供的儲存訊息可滿足多數人員的需求，其中以文件編號、發文日期及原發文者的訊息更為重要。另外在其他訊息部份也有一些對于本計畫電子標簽或系統所儲存訊息的建議，如：公文類別、檔案名稱、對應客戶資料、公文主旨、主管簽核批注、機密等級…等。
七、公文未及時處理或即將逾期，希望系統能發送警示訊息給何人(可復選)
分析：由上圖可以得知，當公文處理即將逾期時，絕大部份受訪者希望將警示訊息傳給原發文單位以及現正經手單位。
八、(承上題)若公文未及時處理或即將逾期，希望以何種警示方式(可復選)
分析：由上圖可以得知，由于電腦化作業的普及，以電腦警示視窗和發送電子郵件通知的方式最為多數受訪者青睞。
九、單位/公司目前常用的文件管理工具種類(可復選)
分析：由上圖可以得知，目前單位機構使用最廣泛的文件管理工具為檔案夾，其次為訂書機及長尾夾為最多人使用。因此可以導入資源再利用的觀念，將電子標籤結合於檔案夾及長尾夾上。
十、若使用RFID電子標簽來管理文件、檔案能接受的電子標簽單價(新臺幣) (可復選)
分析：由上圖可以得知，不管是重復性或是一次性的電子標簽，都以最便宜的價格得到使用者的青睞。因此降低系統電子標簽及系統建置成本為相當重要的課題。
十一、采用可重復使用的RFID電子標簽降低后續耗材成本，是否會增加使用RFID電子文件管理系統的意愿
分析：由上圖可以得知，因重復性的電子標簽有效降低成本及提升再用率，因此亦提高單位機構的使用意愿。
十二、用于辦公桌或書桌時，希望RFID的讀取設備形式為何(可復選)
分析：由上圖可以得知，桌上式的讀取設備因體積較小，所以較多人選擇使用。
十三、個人文檔管理的需求上，希望另外以哪些形式的電子讀取器來協助管理文檔(可復選)
分析：由上圖可以得知，多數單位機構會有盤點及找尋文件的需求，因此輕便及移動性的手持式設備較為受訪者所青睞。
十四、若有一套新的電子化工具可以協助即時追蹤管理各種公文、堆疊文件、以及檔案的狀態與流向，并可適時警示做處理，是否會考慮使用
分析：由上圖可以得知，約有93%的受訪者對于本計畫所建置的系統有所肯定。
十五、是否應該使用電子化工具來改善公文流程缺失
分析：由上圖可以得知，約有87%單位機構的人員贊成應使用電子化工具輔助以改善公文流程缺失。
五、問卷調查結論
綜合以上圖表，可得出以下結論：
許多單位機構的人員(不一定是文件專職管理人員)，對于電子化公文、文件、檔案管理系統的使用量很大，但也造成相當多的困擾，因此對于改善文件各項作業與管理流程、效率、安全等的需求度相當高。
使用實體公文作業的人員，常常會因為公文的傳遞與簽核造成許多不必要的麻煩，而每當問題發生時的責任歸屬往往又很難快速厘清，因此，絕大多數的受訪者希望可以利用科技工具來縮短單位機構人員的公文、文件流程時間，并減低作業流程中經常產生的各種問題。
在未來的文件管理系統看法上，由于結合電子及實體的系統可即時控管公文或文件的流程，將能夠有效避免延宕、積壓、變造和外流等問題，更可以提升整體流程的效率及安全性，多數受訪者于此都給予正面的回應。
有實體文件保存、調閱與歸檔的使用單位，希望RFID系統廠商能將文件流程管理與檔案儲存管理作完整的連結。
RFID電子標簽的價格是所有訪談單位一定會詢問的議題，文件數量較大的公單位期望RFID電子標簽的價格為新臺幣個位數，才有機會大量導入并加速導入時程。
結合夾體(例如長尾夾、原子夾、回紋針)的電子標簽可達重復利用的效益，使不少單位機構人員對此產生興趣。
訪談的各銀行、各公家單位及軍方單位皆已導入不同形式的電子公文管理系統，但仍有大量的實體公文或聯絡文件需進行傳遞與會辦。
醫療院所的病歷管理是未來可以切入的應用領域。
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